Pelatihan Manajemen Kearsipan With Filling System

Diposkan pada oleh

Pelatihan Manajemen Kearsipan With Filling System

Pelatihan Manajemen Kearsipan With Filling System, Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

Materi 

  1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
  2. Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
  3. Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
  4. Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
  5. Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
  6. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
  7. Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
  8. Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
  9. Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
  10. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
  11. Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
  12. Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
  13. Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
  14. Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
  15. Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
  16. Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
  17. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
  18. Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
  19. Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
  20. Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
  21. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
  22. Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
  23. Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
  24. Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
  25. Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
  26. Sistem indeks dan abjad dalam filing.
  27. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
  28. Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
  29. Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
  30. “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
  31. Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
  32. Peringkat kinerja dan service level.
  33. Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
  34. Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
  35. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
  36. Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
  37. Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
  38. Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
    ð Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
  39. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
  40. Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
  41. Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
  42. Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja: (1) pembuatan tim (2) Rencana gemba Kaizen (3) Rencana Implementasi (4) Rencana pembudayaan.

Peserta 

Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris

Jadwal Pelatihan
- 20-22 Januari 2026
- 10-12 Februari 2026
- 3-5 Msret 2026
- 21-23 April 2026
- 19-21 Mei 2026
- 9-11 Juni 2026
- 7-9 & 28-30 JuIi 2026
- 19-21 Agustis 2026
- 15-17 September 2026
- 13-15 Oktober 2026
- 3-5 & 17-19 November 2026
- 1-3 & 15-17 Desember 2026

Lokasi & InvestasiFasilitas
- Yogyakarta
- Jakarta
- Bandung
- Bali
- Surabaya
- Malang
- Batam
- Lombok		- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)*
- FREE Transporsi Peserta ke tempat pelatihan*
- Module atau Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffe Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
- Training room full AC and Multimedia
*Syarat Ketentuan berlaku

Catatan : Hotel untuk pelatihan ada beberapa pilihan seperti Hotel Ibis, Hotel Aston, Hotel Amaris, Hotel Cavinton, Hotel Hyatt, Hotel Grand Aston, Novotel, Hotel Harris, Hotel 101, Hotel Grand Mercure,Ritz Carlton, Hotel Ibis Style dan masih banyak pilihan menarik lainnya.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan. Dapatkan harga spesial untuk pengiriman minimal 3 peserta dari perusahaan yang sama. Serta untuk pengiriman 3 pesertas dari perusahaan yang sama kita bisa membantu pelatihan special class tersendiri.

Informasi lebih lanjut bisa menghubungi kami di 0813 9174 4475 /  informasi.diklatindonesia@gmail.com